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Lösungen

Fünf Bereiche, die aufeinander aufbauen — und was in jedem davon möglich ist

Zu jeder Lösung steht, was sie tut, warum sie für Ihr Büro zählt, wie aufwendig sie ist und wo ihre Grenze liegt. Der letzte Punkt steht bewusst dabei: Er ist im Gespräch meistens der nützlichste.

Die meisten Büros beginnen mit Punkt 01. Dort liegt die Zeit, die täglich verloren geht — und dort sehen Sie am schnellsten, ob es funktioniert. Alles andere baut darauf auf.

Automatisierungen

Die Abläufe, die im Hintergrund laufen, während Sie arbeiten.

Hier liegt die meiste verlorene Zeit: Anfragen sortieren, Termine abstimmen, Unterlagen hinterherlaufen, Daten übertragen. Nichts davon bringt einen Abschluss näher — es muss nur passieren.

Sofortantwort auf Objektanfragen

Antwort rund um die Uhr, auch am Wochenende

Eine neue Anfrage aus einem Portal wird sofort beantwortet — mit Bezug auf das angefragte Objekt und einem konkreten nächsten Schritt. Auch freitagabends und sonntags.

Warum das zählt: Wer als Erster antwortet, bekommt in der Regel den Termin. Am Wochenende entscheidet sich das oft, bevor Sie am Montag das Postfach öffnen.

Heute
Die Sonntagsanfrage wird am Montagmittag beantwortet.
Danach
Sie ist sonntags beantwortet, der Termin steht am Montag.
Kleiner Aufwand — Tage, keine Wochen

Wo die Grenze liegt

Die Antwort ersetzt kein Gespräch. Sie hält den Interessenten, bis Sie Zeit haben.

Portal-Postfächer zusammenführen

Alle Kanäle in einer Liste

Anfragen aus mehreren Portalen, dem eigenen Formular und der E-Mail landen in einer einzigen, dem Objekt zugeordneten Liste.

Warum das zählt: Drei Postfächer heißt: dreimal nachsehen, dreimal etwas übersehen können. Ein Eingang heißt, dass nichts unbemerkt liegen bleibt.

Heute
Jeden Morgen drei Oberflächen durchgehen.
Danach
Eine Liste, sortiert nach Objekt und Dringlichkeit.
Kleiner bis mittlerer Aufwand — steigt je Kanal

Wo die Grenze liegt

Was ein Portal nicht herausgibt, können wir nicht einsammeln. Welche Kanäle gehen, klären wir vorab.

Terminbuchung und Erinnerungen

Schluss mit der Terminabstimmung per Mail

Interessenten wählen selbst aus Ihren freien Zeiten. Bestätigung, Erinnerung am Vortag und Absagemöglichkeit laufen automatisch.

Warum das zählt: Jeder abgestimmte Termin kostet sonst drei bis fünf Nachrichten. Und die Erinnerung am Vortag ist der billigste Weg, leere Besichtigungen zu vermeiden.

Heute
Fünf Nachrichten hin und her, am Ende kommt niemand.
Danach
Termin gebucht, bestätigt, erinnert — ohne Ihr Zutun.
Kleiner Aufwand — Tage, keine Wochen

Wo die Grenze liegt

Ihr Kalender bleibt maßgeblich. Wir buchen nur in Zeiten, die Sie freigeben.

Einwilligung dokumentieren und Nachweiskette aufbauen

Belege, die auch nach sechs Monaten noch tragen

Widerrufsbelehrung, Bestätigung und vorzeitiger Leistungsbeginn werden als drei getrennte Erklärungen erfasst und archiviert: archivierte Einladungsmail, gespeicherte Seitenversion zum Zeitpunkt der Bestätigung und Bestätigungskopie beim Interessenten.

Warum das zählt: Über die Provision wird selten am Tag der Besichtigung gestritten, sondern Monate später. Dann zählt, was Sie vorlegen können — nicht, woran Sie sich erinnern.

Heute
Ein Häkchen im System, sonst nichts.
Danach
Drei getrennte Belege je Vorgang, exportierbar.
Mittlerer Aufwand — ein bis zwei Wochen

Wo die Grenze liegt

Ob eine Provision geschuldet ist, entscheidet der Einzelfall. Wir liefern die Dokumentation, die Bewertung macht Ihr Anwalt.

Unterlagenverfolgung je Objekt

Was fehlt, fragt sich von selbst nach

Je Objekt eine Liste der nötigen Unterlagen. Fehlt etwas, geht die Erinnerung an den Eigentümer oder die Verwaltung raus — in Ihrem Namen, in Ihrem Ton.

Warum das zählt: Fehlende Unterlagen verzögern Besichtigungen und Notartermine. Das Nachfassen ist unangenehm und bleibt deshalb liegen — automatisch geschieht es trotzdem, ohne dass es unhöflich wirkt.

Heute
Der Energieausweis fehlt noch, aber alle denken, der andere fragt.
Danach
Die Erinnerung ist raus, der Stand ist sichtbar.
Kleiner bis mittlerer Aufwand

Wo die Grenze liegt

Wir beschaffen keine Unterlagen und prüfen ihren Inhalt nicht.

KI-Mitarbeiter

Der Kollege, der zuarbeitet — und sich zu erkennen gibt.

Ein KI-Mitarbeiter entscheidet nichts. Er nimmt entgegen, er entwirft, er sortiert vor, er beobachtet. Die Freigabe bleibt bei Ihnen, und gegenüber Anrufern sagt er von sich aus, was er ist. Sie stellen nicht alle auf einmal ein — Sie fangen mit dem an, der Ihnen heute am meisten abnimmt.

KI-Rezeptionist

Nimmt ab, wenn Sie in der Besichtigung sind

Beantwortet Anrufe und Nachrichten zum Objekt, bietet Termine an und nimmt Rückrufwünsche auf. Zu Beginn des Gesprächs sagt er, dass er eine KI ist. Alles Weitere leitet er an Sie weiter — mit Zusammenfassung, damit Sie nicht nachfragen müssen.

Warum das zählt: Ein nicht angenommener Anruf ist die teuerste Form der Nichterreichbarkeit: Der Interessent wählt danach die nächste Nummer, nicht Ihre noch einmal.

Start nach Absprache

Wo die Grenze liegt

Keine Preisverhandlung, keine Zusagen. Bei allem, was darüber hinausgeht, wird an Sie übergeben.

Exposé-Designer

Vom Eckdatenblatt zum fertigen Entwurf

Aus Ihren Eckdaten entsteht ein Entwurf für Objektbeschreibung, Anschreiben und Layout — in Ihrer Gestaltung, mit Ihren Schriften. Sie prüfen, ändern und geben frei. Erst dann geht etwas raus.

Warum das zählt: Vor dem leeren Blatt sitzt man am längsten. Ein Entwurf, den man korrigiert, ist schneller fertig als einer, den man beginnt — und er sieht bei jedem Objekt gleich gut aus.

Kleiner Aufwand — Tage, keine Wochen

Wo die Grenze liegt

Die Verantwortung für Angaben und Pflichtangaben bleibt bei Ihnen. Wir prüfen keine Inhalte.

Marketing-Assistent

Macht aus einem Objekt einen Beitrag

Aus einem neuen Objekt entstehen Entwürfe für Ihre Kanäle: Portaltext, Beitrag für soziale Netzwerke, Anschreiben an Ihren Verteiler. Sie wählen aus und geben frei.

Warum das zählt: Sichtbarkeit scheitert selten an der Idee, sondern daran, dass abends niemand mehr Lust hat, sie aufzuschreiben. Wenn der Entwurf schon da ist, passiert es doch.

Kleiner bis mittlerer Aufwand

Wo die Grenze liegt

Wir schalten keine bezahlte Werbung und versprechen keine Reichweite.

Brand-Direktor

Passt auf, dass alles nach Ihnen aussieht

Prüft, was rausgeht, gegen Ihre Vorgaben: Tonfall, Schriften, Farben, Formulierungen, die Sie nicht wollen. Was abweicht, wird markiert, bevor es beim Kunden landet.

Warum das zählt: Ein Büro mit mehreren Mitarbeitern schreibt mit mehreren Stimmen. Von außen sieht das nicht nach Vielfalt aus, sondern nach fehlender Linie.

Start nach Absprache

Wo die Grenze liegt

Er markiert, er blockiert nicht. Die Entscheidung bleibt bei dem, der sendet.

Controlling-Assistent

Meldet, bevor Sie suchen müssen

Bereitet Ihre Zahlen regelmäßig auf und meldet Abweichungen: weniger Anfragen als üblich, längere Reaktionszeiten, Objekte ohne Bewegung. Sie bekommen die Meldung, nicht die Tabelle.

Warum das zählt: Die meisten Probleme im Maklerbüro sind zwei Wochen alt, wenn sie auffallen. Eine Meldung am selben Tag ist etwas anderes als eine Auswertung am Monatsende.

Mittlerer Aufwand — hängt an Ihren Systemen

Wo die Grenze liegt

Er wertet aus, was erfasst ist. Was nie erfasst wurde, kann er nicht melden.

Marktbeobachter

Behält Ihr Gebiet im Blick

Verfolgt öffentlich zugängliche Angebote und Preisentwicklungen in Ihren Lagen und fasst zusammen, was sich verändert hat. Sie bekommen eine regelmäßige Übersicht statt eigener Recherche.

Warum das zählt: Im Eigentümergespräch zählt, wer die Lage besser kennt. Wer beim Preisgespräch mit aktuellen Zahlen aus derselben Straße kommt, diskutiert nicht über Gefühle.

Mittlerer Aufwand

Wo die Grenze liegt

Nur öffentlich zugängliche Quellen. Keine Daten aus fremden Systemen, keine personenbezogenen Daten Dritter.

Persönlicher Assistent

Für einen Makler, nicht für das Büro

Bereitet Ihr Postfach vor, schlägt Antworten vor, sortiert Ihren Tag und erinnert an das, was liegen bleibt. Eingerichtet auf eine Person und deren Arbeitsweise.

Warum das zählt: Die Hälfte der Antworten ist Routine, die andere Hälfte braucht Sie. Der Vorschlag nimmt Ihnen die erste Hälfte ab, ohne Ihnen die zweite aus der Hand zu nehmen.

Kleiner Aufwand — hängt am Postfachsystem

Wo die Grenze liegt

Nichts geht ohne Ihren Klick raus. Wer das anders will, ist bei uns falsch.

Websites

Die Seite, die Anfragen nicht nur sammelt, sondern weiterreicht.

Die meisten Maklerseiten enden bei einem Formular, das in irgendein Postfach schreibt. Genau dort beginnt die Handarbeit. Wir bauen die Seite so, dass die Anfrage direkt in den Ablauf läuft, der sie beantwortet.

Bürowebsite mit angeschlossenem Ablauf

Zeigen Sie, wem der Interessent sein Objekt anvertraut

Eine schlanke Seite für Ihr Büro: Objekte, Team, Kontakt. Jede Anfrage aus dem Formular landet nicht nur im Postfach, sondern startet sofort die Antwort und die Zuordnung zum Objekt.

Präsentieren Sie sich so, wie Interessenten es heute von einem Unternehmen erwarten. Wer eine Immobilie in fremde Hände gibt, sieht sich vorher an, in welche — und entscheidet in wenigen Sekunden, ob er anruft oder weiterscrollt. Eine Seite auf dem Stand der heutigen Technik ist kein Schmuck, sie ist der erste Eindruck, den Sie nicht wiederholen können.

Warum das zählt: Sie zahlen für Sichtbarkeit — über Portale, Empfehlungen, Schilder. Wenn die Anfrage danach zwei Stunden liegen bleibt, war das Geld für die Sichtbarkeit schlecht angelegt.

Heute
Formular-E-Mail liegt im Postfach, bis jemand Zeit hat.
Danach
Antwort ist raus, das Objekt ist zugeordnet, Sie sehen nur noch das Ergebnis.
Mittlerer Aufwand — zwei bis vier Wochen

Wo die Grenze liegt

Wir bauen keine Portalanbindung, die es technisch nicht gibt. Was Ihr Portal herausgibt, klären wir vorab.

Objektseite je Immobilie

Von der schlanken Objektseite bis zur 3D-animierten Nutzererfahrung

Zu jedem Objekt eine eigene Seite mit Bildern, Eckdaten, Unterlagen und Terminwahl. Sie entsteht aus den Daten, die Sie ohnehin erfassen, und ist nach dem Verkauf wieder verschwunden.

Je nach Objekt reicht eine schlanke Seite mit Bildern, Eckdaten und Terminwahl — oder es wird eine animierte Führung durch die Immobilie, mit der Interessenten sich das Objekt ansehen, bevor sie vor der Tür stehen. Und die Inserierung selbst kann mitlaufen: Ein gepflegtes Objekt erscheint auf Ihrer Seite und geht in die angeschlossenen Portale, ohne dass jemand dieselben Angaben ein zweites Mal eintippt.

Warum das zählt: Interessenten fragen immer dasselbe: Grundriss, Energieausweis, Wann kann ich schauen? Eine eigene Objektseite beantwortet das, bevor die Frage gestellt wird.

Heute
Dieselben Unterlagen gehen zwanzig Mal einzeln per Mail raus.
Danach
Ein Link, der alles zeigt — und protokolliert, wer was gesehen hat.
Kleiner Aufwand, wenn die Bürowebsite steht

Wo die Grenze liegt

Wer Unterlagen sehen darf, entscheiden Sie — wir bauen die Schranke, nicht die Freigabe. Welche Portale automatisch beliefert werden können, hängt davon ab, welche Schnittstelle sie anbieten. Das klären wir vor dem Angebot.

Landingpage für die Eigentümeransprache

Für Anzeigen, Mailings und Straßenaktionen

Eine einzelne Seite mit einem Ziel: Eigentümer melden sich für eine Einschätzung. Kurzes Formular, klare Erwartung, danach übernimmt der Ablauf.

Ob jemand das Formular ausfüllt, entscheidet sich nicht am Formular. Es entscheidet sich daran, ob die Seite ihn abholt: verständlich geschrieben, ruhig gestaltet, schnell geladen, auf dem Telefon genauso wie am Rechner. Dieselbe Anzeige bringt deutlich unterschiedliche Rückmeldungen, je nachdem, worauf sie führt.

Warum das zählt: Akquise ist der Teil, der liegen bleibt, wenn das Tagesgeschäft drückt. Eine Seite, die rund um die Uhr Rückmeldungen einsammelt, arbeitet auch an den Tagen weiter, an denen Sie keine Zeit dafür haben.

Heute
Die Anzeige führt auf die Startseite, der Interessent sucht und geht wieder.
Danach
Ein Weg, ein Formular, eine Rückmeldung — und Sie sehen, welche Anzeige sie gebracht hat.
Kleiner Aufwand — Tage, keine Wochen

Wo die Grenze liegt

Wir versprechen keine Zahl an Rückmeldungen. Was eine Seite bringt, hängt an der Anzeige davor.

Dashboards

Sehen, was läuft — ohne Listen zu führen.

Nur was gemessen wird, kann verbessert werden. In den meisten Büros steckt die Antwort auf „Wie läuft das eigentlich?“ in drei Postfächern und einem Kopf. Ein Dashboard zieht sie an eine Stelle, die sich selbst aktualisiert.

Vertriebsdashboard

Von der Anfrage bis zum Abschluss

Wie viele Anfragen kamen, wie schnell geantwortet wurde, wie viele zu einem Termin führten und wo etwas hängt — je Objekt und je Mitarbeiter.

Warum das zählt: Sie sehen nicht nur, dass es läuft, sondern an welcher Stelle es klemmt. Das ist der Unterschied zwischen mehr arbeiten und besser arbeiten.

Kleiner bis mittlerer Aufwand

Wo die Grenze liegt

Wir zeigen, was die angeschlossenen Systeme hergeben. Was nie erfasst wurde, lässt sich nicht rückwirkend zählen.

Marketingdashboard

Welcher Kanal bringt Termine — und welcher nur Aufwand

Anfragen nach Herkunft: Portale, eigene Website, Empfehlungen, Anzeigen. Bis hinunter zu der Frage, welche einzelne Anzeige welchen Termin gebracht hat.

Warum das zählt: Ohne diese Zahlen entscheiden Sie über Portalverträge nach Gefühl. Mit ihnen verhandeln Sie die Verlängerung mit Argumenten.

Kleiner bis mittlerer Aufwand

Wo die Grenze liegt

Zahlen aus Portalen sind nur so genau wie die Portalstatistik selbst.

Betriebsdashboard

Wo im Büro gerade etwas liegt

Durchlaufzeiten, offene Vorgänge, Auslastung je Mitarbeiter, Termine, die ausgefallen sind. Die Ansicht für die Montagsrunde.

Warum das zählt: Wenn alle beschäftigt sind, heißt das nicht, dass alles läuft. Hier sehen Sie, wo Arbeit stecken bleibt, statt es zu vermuten.

Mittlerer Aufwand

Wo die Grenze liegt

Ein Dashboard ersetzt kein Gespräch mit dem Team. Es sagt Ihnen nur, worüber sich eines lohnt.

Verwaltungsdashboard

Objekte, Unterlagen, Fristen

Je Objekt: welche Unterlagen fehlen, welche Fristen laufen, wann der Eigentümer zuletzt gehört hat. Fehlendes wird angezeigt, bevor es jemand vermisst.

Warum das zählt: Fehlende Unterlagen verzögern Besichtigungen und Notartermine. Wer beim Eigentümeranruf in zehn Sekunden Auskunft gibt, wirkt souverän statt beschäftigt.

Mittlerer Aufwand — hängt an Ihrem CRM

Wo die Grenze liegt

Wir bauen keine zweite Datenhaltung. Das Dashboard zeigt Ihre Daten, es ersetzt sie nicht.

Finanzdashboard

Was kommt, was offen ist, was zu erwarten war

Erwartete und abgerechnete Provisionen, offene Posten, Verteilung über die Monate. Eine kaufmännische Übersicht, die sich aus Ihren Vorgängen speist.

Warum das zählt: Provisionen kommen unregelmäßig, die Kosten nicht. Wer die nächsten Monate vor sich sieht, entscheidet über Einstellungen und Investitionen früher und ruhiger.

Mittlerer Aufwand

Wo die Grenze liegt

Wir ersetzen keine Buchhaltung und keinen Steuerberater. Das Dashboard zeigt eine Übersicht, keine Abrechnung.

Infrastruktur

Das Fundament, von dem Sie im Idealfall nie etwas merken.

Automatisierung ist nur so verlässlich wie das, worauf sie läuft. Dazu gehört mehr als ein Server: Postfächer, Domains, Rufnummern, Zugänge — und die Verbindungen zwischen den Programmen, die heute nebeneinanderher laufen. Diesen Teil übernehmen wir mit, damit Sie nicht drei Anbieter koordinieren.

Eigene Installation und laufender Betrieb

Ein System, das Ihnen gehört

Ihre Automatisierung läuft als eigene Installation in Deutschland, nicht als Platz in einem gemeinsamen System. Wir richten sie ein und betreiben sie: Überwachung, Aktualisierungen, Sicherungen. Dazu gehört auch das Drumherum, um das sich sonst niemand kümmert — E-Mail-Postfächer und Absenderadressen, Domains, Rufnummern für den Rezeptionisten und die Zugänge zu den angeschlossenen Diensten.

Warum das zählt: Wenn montags um neun ein Ablauf klemmt, ist die entscheidende Frage nicht, woran es liegt, sondern wer sich darum kümmert. Bei uns ist das eine Nummer, nicht vier.

Teil jeder Einrichtung

Wo die Grenze liegt

Wir betreiben, was wir gebaut haben. Ihre Maklersoftware und Ihre Portalverträge bleiben bei Ihren Anbietern.

Anbindungen zwischen Ihren Programmen

Einmal eintippen statt dreimal

Daten, die heute zwischen Portal, Postfach, CRM und Tabelle von Hand wandern, laufen automatisch mit. Was möglich ist, hängt davon ab, welche Schnittstelle Ihre Software anbietet — das sehen wir uns bei der Aufnahme an, bevor wir etwas zusagen.

Warum das zählt: Doppelte Eingabe kostet nicht nur Zeit, sie erzeugt Abweichungen. Und Abweichungen merkt man erst, wenn ein falscher Preis beim Interessenten liegt.

Aufwand schwankt stark — abhängig vom System

Wo die Grenze liegt

Ohne Schnittstelle keine Verbindung. Wir sagen vor dem Angebot, ob Ihr System mitspielt.

Wo wir abwinken

Was wir nicht anbieten — und warum

Diese Liste steht hier, weil sie Ihnen mehr spart als jede Leistungsbeschreibung: Sie müssen nicht erst ein Angebot einholen, um zu erfahren, dass wir etwas nicht machen.

  • Kaltakquise-Anrufe bei Eigentümern Ohne ausdrückliche Einwilligung sind Werbeanrufe unzulässig. Automatisiert ändert daran nichts.
  • Bewertungen einsammeln lassen Bewertungen, die auf Zuruf entstehen, erkennt jeder. Wir bauen daran nicht mit.
  • Preisverhandlung an die Technik geben Was ein Objekt wert ist und wo Ihre Grenze liegt, verhandeln Sie. Nicht ein Assistent.
  • Ein neues CRM verkaufen Wir arbeiten mit dem, was Sie haben. Wenn Ihr System nicht mitspielt, sagen wir das — und verkaufen Ihnen kein zweites.

Welcher Bereich bei Ihnen zuerst greift, sehen wir im Gespräch

Fünfzehn Minuten, unverbindlich. Die Einrichtung des Standardpakets liegt bei 4.500 €, die Betreuung ab 249 € im Monat, jeweils zzgl. USt. Was bei Ihnen dazukommt oder wegfällt, steht im schriftlichen Angebot nach der Aufnahme.

Fünfzehn Minuten vereinbaren

Aufwandsangaben sind Erfahrungswerte und keine Zusage. Rechtliche Hinweise auf dieser Seite sind eine Einordnung, keine Rechtsberatung.